マンション管理会社の変更手順とは

住み心地の改善や資産価値の維持向上を目指し、現状の管理体制を見直すためマンション管理会社の変更を検討している管理組合の方もいるでしょう。そこで変更に至るまでに必要な手続きなどを、手順に沿ってまとめてみました。

管理会社を変更したいと思ったきっかけは

管理会社の対応に不満

管理会社の対応に不満を持っている場合には変更を検討することがあるでしょう。例えば、「管理組合の要望を伝えても汲み取ってくれない」「マンションの共有部分に関する不具合があっても対応してくれない」「仕事を頼んでも対応が遅すぎる」といった不満を抱えているケースが考えられます。

そのほかにも、「電話をしても担当者になかなかつながらない」「仕事をする上で小さなミスが連続している」「マンションにほとんどこない」といったように、担当者自身に対する不満を抱えているといったケースも考えられます。

もし担当者の対応に不満がある場合には、担当者の変更によってその不満が解消される可能性もあるため、一度管理会社に相談してみるのもひとつの選択肢です。ただし、管理会社そのものに不満がある場合には、なかなか不満の改善は難しいと考えられます。

管理会社からの委託費値上げの依頼があった

管理委託費の値上げについて依頼があったことが、管理会社の変更を検討するきっかけとなる場合もあるでしょう。 この場合、それぞれの世帯から徴収している管理費の値上げが必要な場合もあります。管理会社においては、多くの管理業務を提携先に再委託しているという形になっていますが、再委託を行う場合の発注費用が値上がりしている点が、管理委託費の値上げにつながってくると考えられます。

発注費用の値上がりが起こっている理由としては、最低賃金の引き上げや人手不足といったものが考えられます。この点については、管理業界全体での動きであることから、ある程度の値上がりは仕方がないといえます。

しかし、やはり管理委託費の値上げはできれば避けたいという考えから、管理会社の変更を検討するケースも多くなるでしょう。特に、前述のように管理会社に不満を抱えている場合に委託費の値上げ依頼があった場合などは、より管理会社変更に向けて話が進んでいく可能性が高くなるのではないでしょうか。

管理会社の不正が判明した

例えば、「管理費などの金銭を担当者が着服していた」「フロントの担当者が金銭を着服していた」といった不正行為が行われていた場合には、管理会社の変更を検討することになるでしょう。

上記は一例ですが、実は管理会社の不正行為は毎年のように発覚しているのが現状です。ただ、このような不正行為が発覚した場合、管理会社は国土交通省への報告を行う義務があります。そのためこのような不正行為については、国土交通省の「ネガティブ情報等検索サイト」で確認できます。こちらのサイトでは、国土交通省所管の事業者などにおける過去の行政処分歴がまとめられています。

管理会社変更のすべての手順を紹介！

ステップ①
現状のマンション管理会社の
問題点を整理

まずは、現在委託しているマンション管理会社の管理体制に対する問題点を、管理組合で整理し検証していくことから始めます。その際に、居住者へのアンケートを実施し、現在の管理への不満や改善希望を抽出していくのもよいでしょう。

現在の問題点をはっきりさせていくことは、変更先となる管理会社の選定にも役立ちます。

ステップ②
マンション管理会社の選定と
見積依頼

問題点がまとまったら、次はマンション管理会社の見直しを理事会で決議していきます。そこで変更先となるマンション管理会社を数社選定し、見積依頼をかけていきましょう。その際、現行のマンション管理会社と比較できるよう、現状の管理委託契約書に基づいた見積条件で統一して依頼します。

どのような基準でマンション管理会社を選べばいいかわからない場合は、信頼できる条件を兼ね備えた会社を、実際に利用者が評価しているポイント別に見て選定するのがおすすめです。

利用者が評価しているポイント別
千葉県のマンション管理会社3選

ステップ③
見積金額と提案内容の比較検討

ステップ②で依頼し、各社から取り寄せた見積金額と提案内容を理事会で比較検討していきます。例えば、見積依頼を5社行った場合、この比較検討で3社程度に絞り込み、プレゼンテーションの依頼をするのが良いようです。

選考する際は、どうしても金額に目が行ってしまいますが、現状ある問題点を解決できる内容であるかが、最も重要な選定ポイントになります。同じような見積項目の名前がついていても、会社によって内容が異なる場合があります。管理会社を変更しても結局問題が解決しなかったという事態にならないよう、今求めている条件かどうか、丁寧に確認しましょう。

ステップ④
マンション管理会社の
プレゼンテーションを開催

理事会で選定したマンション管理会社に、それぞれの会社で提供する管理内容についてプレゼンテーション（説明）を行ってもらいます。その際に、実際に管理を担当する担当者にも同席依頼をしておくことが大切なポイント。プレゼンテーションの担当者に惹かれ契約をしても、実際にマンションの管理をする担当員は異なります。

事前に担当員と
コミュニケーションをとるのもおすすめ

実際に新しい管理が始まった際のイメージを具体的にするためにも、事前に顔を合わせて話をしておきます。人間同士の相性は少なからず関係してくるので、今後長い付き合いができそうかどうか人柄なども確認が必要です。そのためには、多少面倒でも実際の担当者と顔を合わせて話すことが重要なのです。しっかりこちらの話に耳を傾け、真摯に対応してくれるような担当員であれば安心して任せることができるのではないでしょうか。

また、理事会だけでなく、別日に居住者向けのプレゼンテーションの場を設け、アンケート等で住民の声を集めるのもよいでしょう。プレゼンテーション内容とともにそうした意見も参考にし、理事会で推薦する管理会社を1社選定します。

ステップ⑤
マンション管理会社変更の
総会準備

管理会社変更を最終的に決定するためには、総会を開いて決議する必要があります。そのため、推薦する管理会社の選定が終わったら、マンション管理会社変更の総会を開催する準備に入りましょう。

まずは総会の開催日を決定し、総会議案書を作成していきます。作成が完了したらそれを全組合員に配布して、出欠票の回収と集計を行っていきます。

ステップ⑥
マンション管理会社変更の
総会審議

総会では出席者に向け、マンション管理会社の変更及び、理事会で変更先として推薦するマンション管理会社の管理委託契約締結の議案に対する経緯を説明していきます。

その後、変更先となるマンション管理会社による重要事項説明を行い、管理会社変更議案について承認をはかり、決議されれば本格的に管理会社の変更に移っていきます。

ステップ⑦
現行のマンション管理会社と
管理委託契約を解約

マンション管理会社を変更するためには、まず現在委託しているマンション管理会社との管理委託契約の解消が必要です。総会で議案が承認されたら、現行の管理会社に対して解約通知を申し入れます。

特段の取り決めが現行管理会社との契約書にない限り、3か月の猶予期間を付けて解約通告すれば、解約申し入れは完了となります。

ステップ⑧
新マンション管理会社と
管理委託契約を締結

現行のマンション管理会社へ解約通知を提出したら、今度は変更先である新しいマンション管理会社との管理委託契約を締結していきます。

プレゼンテーションや総会で管理委託契約の内容説明は管理会社よりなされますが、管理組合の代表者である理事長は、契約書に署名・捺印する前にもう一度、契約内容の最終確認を行うのを必須としましょう。

ステップ⑨
新マンション管理会社への
管理引継ぎ

現行のマンション管理会社に預けていた管理組合の書類関係、通帳、印鑑、共用部のカギ、備品などマンションの管理運営上必要になるものを、変更先のマンション管理会社へ引き継ぎます。

他にも管理会社の変更に伴い、管理組合の財産管理や管理規約の改定など、今後の取り組みについても引継ぎが発生。引き継ぎに関してはマンション管理会社同士で行うことがほとんどですが、漏れなどがないように進捗状況を両社から報告してもらいチェックしていきましょう。

また事前に、新しい管理会社にも理事会に参加してもらい、現在の理事会運営の在り方の理解を深めることはもちろん、コミュニケーションをとっておくことで、良好な関係構築が可能となります。

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管理会社を変更するメリット

管理費が安くなる

管理会社を変更すると、管理費が安くなることがあります。場合によっては、管理会社の変更によってそれぞれの世帯が負担している管理費が数千円削減される、といった事例もあるようです。このように、管理費が安くなることによって毎月の負担が軽減されるのは非常に大きなメリットといえます。

管理の質が高まる

管理会社の対応に不満があって変更した場合には、資金の管理やメンテナンスに関する面などにおいて、管理の質が高まることが期待できます。

例えば、「建物の隅々まで清掃が行き渡るようになった」「設備のチェックがしっかりと行われている」「管理費に見合った管理がしっかりと行われるようになる」といったように、管理会社の変更によりしっかりと管理が行われるようになったと実感できるケースも多いでしょう。

また将来的な大規模修繕工事に向けて、管理会社の変更を行ったタイミングで修繕積立金の見直しを行うこともおすすめです。これは、大規模修繕に必要な費用は算定時よりも値上がりしているケースが多くあるため。現在の積立金で十分かどうかを確認することは非常に大切な点であるといえます。

管理組合の問題解決につながることがある

管理組合が抱えているさまざまな問題が、管理会社の変更により解決するケースもあります。これは、マンションにおける課題を解決するには、管理会社のサポートが必要になってくるためです。ただ、管理会社によってこのような課題の解決に対して積極的に取り組んでくれるかどうかが変わってきます。

また、提案力も管理会社により異なります。提案力が低い、何も提案してくれないといった管理会社であれば問題解決につなげることは難しいといえますが、もし提案力が高い管理会社に変更できれば、今ある問題の解決が期待できるといえるでしょう。

この点から、管理会社を選ぶ場合にはマンションが抱える課題に対して具体的にどのような提案をしてくれるのかを尋ねてみて提案力の高さについて確認したり、問題解決に向けて積極的に動いてくれそうか確認しておくことがおすすめです。

管理会社に質の高い仕事を期待できる

以前の管理会社に問題があったことで管理会社を変更した場合には特に、変更後の管理会社にとっても「きちんと対応しないと自社も変更されてしまう」といった可能性があるため、質の高い対応を行ってくれることが期待できるといったメリットがあります。

管理組合の管理に対する意識が上がる

管理会社を変更する場合には、管理組合にてしっかりと検討を行うことが必要です。この経験を通じて、これまで管理組合の運営に対して関心がなかった層においても管理組合の運営に対して意識が高まる可能性も。さまざまな人が運営について関心を持つことによって活性化され、より良い方向に向かうことが期待できるといえるでしょう。

まとめ

管理会社の変更は、マンションの住み心地改善や資産価値の維持向上を目指して行われます。ですので、現在のどんな問題を解決したらその目的が達成できるのか、その点をはっきりさせるのは初めの第一歩としてとても大切なポイントとなります。

委託変更先のマンション管理会社の選定には、そうした希望が叶う内容であるかはもちろん、変更に伴う手続きのサポートなど、信頼できるマンション管理会社であるかをしっかり検討していくことが大事になるようです。

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